4.3 Monitorare l’andamento

La quarta fase del processo – Realizzare la campagna - è composta da quattro punti. In questa sezione ci concentriamo sul terzo: monitorare l’andamento. 

1. Stabilire la sequenza delle componenti della campagna
2. Organizzarsi e prepararsi per il lancio
3. Monitorare l’andamento
4. Prepararsi a difendere la posizione

 
A volte i verbi monitorare e valutare sono usati in modo interscambiabile ma nel nostro caso, e per questo elemento, i due verbi fanno riferimento a scopi diversi. Qualunque piano di valutazione ben fatto (che tratteremo nel prossimo punto), stabilisce degli obiettivi per misurare il numero di persone raggiunte dalla campagna. Per esempio, in una campagna finalizzata al cambio di narrazione, le associazioni spesso puntano a ottenere una copertura positiva nei giornali o nelle pubblicazioni lette dal pubblico target. In questa fase di monitoraggio, l’obiettivo è solo quello di tenere traccia dei risultati della campagna, quindi capire se sono stati raggiunti gli obiettivi prefissati. Nella successiva fase di valutazione, cercherete di capire perché sono o non sono stati raggiunti. Il monitoraggio è un’azione più mirata che vi permette di essere reattivi durante la campagna, quando identificate esiti imprevisti e cercate di risolverli sul momento. Tale procedura di monitoraggio e risposta è al centro dei tre punti di questa sezione.

Estraete gli obiettivi della campagna dal piano di valutazione e pensate a come misurerete e traccerete concretamente gli esiti

Quando avete deciso come procedere nella valutazione, avete creato un piano per misurare la portata, la risposta e la diffusione della campagna e avete stabilito quali indicatori usare. A questo punto dovete creare un piano per tracciare e registrare il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Come vedrete nel prossimo stadio, spesso il processo implica il monitoraggio dei media. Raccomandiamo di usare un foglio elettronico o un file log per registrare numeri, istanze e risposte e nominare un responsabile per la raccolta e l’analisi regolare dei dati.

Tenete d’occhio la tabella di marcia e la spesa 

È anche fondamentale tenere d’occhio gli aspetti più pratici della tabella di marcia e del budget della campagna in modo da non sforare. Gli strumenti da usare in questo processo sono un programma delle tempistiche e un budget dettagliato di spesa. Potreste anche considerare una pianificazione preventiva degli imprevisti e capire quali punti del programma potrebbero slittare e cosa comporterebbe in termini di spesa. Per simili questioni di ordine pratico, studiate un piano B.
 

Riferite regolarmente gli aggiornamenti al team

Affinché il monitoraggio guidi la campagna, dovete riferire regolarmente i dati raccolti. Per farlo potete procedere in vari modi, dal segnalare i successi o i fallimenti più immediati relativi agli obiettivi prefissati fino rendere la discussione sui dati di monitoraggio una parte integrante degli incontri regolari per la pianificazione della campagna.
 

• Quali indicatori e fonti userete per misurare la portata, la risposta e la diffusione della campagna? Trovatele nel piano di valutazione. 
• Chi sarà assegnato alla registrazione dei dati di valutazione o monitoraggio della campagna?
• Con quale frequenza effettuerete l’analisi di media e social media per ottenere informazioni utili per il monitoraggio? 
• Che strumento userete per registrare i dati raccolti?
• Chi monitorerà la tabella di marcia della campagna per assicurare che la spesa sia in linea con il budget preventivato?
• Come condividerete i dati di monitoraggio con i membri del team?

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