3.2 Φτιάξε κατατοπιστικά σημειώματα για την καμπάνια σου
Το τρίτο βήμα στον σχεδιασμό μιας καμπάνιας αλλαγής του αφηγήματος –Βήμα 3: Προετοιμάσου για δράση και αντιδράσεις– περιλαμβάνει τρεις ενότητες που θα σου δείξουν πώς να δοκιμάσεις τα εργαλεία της καμπάνιας που ετοίμασες στο προηγούμενο βήμα. Θα σε βοηθήσουν επίσης να προετοιμάσεις την ομάδα για το λανσάρισμα της καμπάνιας. Σε αυτή τη σελίδα εστιάζουμε στη δεύτερη ενότητα – Φτιάξε κατατοπιστικά σημειώματα.
Αφού ολοκληρωθούν οι δοκιμές και οι προσαρμογές, είναι η ώρα να φτιάξεις μια σύνοψη με τα βασικά στοιχεία της καμπάνιας, ώστε να καθοδηγήσεις τις/τους εκπροσώπους και την ομάδα σου. Δηλαδή κατατοπιστικά σημειώματα που θα τα μοιράσεις και θα τα συζητήσεις.
Σε αυτή την ενότητα η ομάδα της καμπάνιας πρέπει να ασχοληθεί με δύο πράγματα, που αναλύονται παρακάτω.
Φτιάξε κατατοπιστικά σημειώματα για να καθοδηγήσεις την ομάδα σου.
Το κατατοπιστικό σημείωμα, δηλαδή το αρχείο με τις συμβουλές, το δημιουργούν και το χρησιμοποιούν οι ομάδες για να εξασφαλίσουν συνεκτικότητα και συνοχή των μηνυμάτων· με δυο λόγια, να λένε όλες και όλοι τα ίδια όταν μιλάνε για την καμπάνια, να έχουν όλες και όλοι μια κοινή γραμμή. Αυτό αποκτά αυξημένη σημασία αν στην καμπάνια συμμετέχουν περισσότερες οργανώσεις και/ή αν κάποιοι από τους φορείς των μηνυμάτων δεν έχουν εμπλακεί στη διαδικασία στησίματος της καμπάνιας. Με βάση μια ανάλυση πολλών πραγματικών παραδειγμάτων, προσφέρουμε τις παρακάτω οδηγίες για να φτιάξεις τα κατατοπιστικά σημειώματα.
Τα κατατοπιστικά σημειώματα είναι μικρά συνοπτικά αρχεία, 2-3 σελίδες το καθένα, που έχουν στόχο να προετοιμάσουν τις/τους εκπροσώπους της καμπάνιας. Καλύπτουν τα βασικά μηνύματα και τα βασικά πλαίσια στα οποία χτίζει και επενδύει η καμπάνια.
Τα κατατοπιστικά σημειώματα για καμπάνιες αλλαγής του αφηγήματος περιέχουν συνήθως τις εξής υποενότητες:
- Τα βασικά μηνύματα της καμπάνιας – δύο με πέντε προτάσεις που περιγράφουν τις βασικές ιδέες που θέλεις να περάσεις.
- Ιστορίες – μια σύντομη περίληψη της ιστορίας / των ιστοριών που χρησιμοποιείς για να υποστηρίξεις τα μηνύματά σου.
- Ενότητα ερωταπαντήσεων (Q & A) – καλύπτει τις ερωτήσεις που αναμένεις ότι θα τεθούν και περιλαμβάνει οδηγίες για την απάντησή τους, που εστιάζουν κυρίως στο τι λέμε και τι αποφεύγουμε. Οι ερωτήσεις εξαρτώνται από το είδος της καμπάνιας, αλλά μπορούν να περιλαμβάνουν:
- Τα βασικά στοιχεία της καμπάνιας – ποιοι εμπλέκονται, πότε γίνονται οι δράσεις, γιατί κάνεις αυτή την καμπάνια τώρα, πώς άρχισε / από ποια ιδέα ξεκίνησε, τι θέλεις να πετύχεις/αλλάξεις με αυτή την καμπάνια.
- Θέματα και δυσκολίες σχετικά με τα πλαίσιά σου – γιατί προσεγγίζεις το ζήτημα με αυτόν τον τρόπο, τι επιπτώσεις μπορεί να έχει η προσέγγισή σου και τι πιστεύεις για τις απόψεις των άλλων.
- Ζητήματα στρατηγικής – εάν η καμπάνια σου περιλαμβάνει ένα άμεσο αίτημα, πρέπει να μπορείς να μιλήσεις για το πρόβλημα, τις συνέπειές του και τις λύσεις που προτείνεις.
- Επόμενα βήματα/δράση – ποιο είναι το επόμενο βήμα εάν πετύχεις ή εάν η καμπάνια αποτύχει.
Οι απαντήσεις πρέπει να δίνουν πολύ σαφείς κατευθυντήριες γραμμές στις/τους εκπροσώπους: πώς να αποκρίνονται στις αντιδράσεις, τι γλώσσα να χρησιμοποιούν, ποιες εικόνες και ιστορίες να επιστρατεύουν και τι να αποφεύγουν. Μπορεί να αποδειχτεί ιδιαίτερα χρήσιμο να φανταστείς τις πιο προκλητικές και δύσκολες ερωτήσεις που περιμένεις ότι θα αντιμετωπίσεις και να επεξεργαστείς απαντήσεις πειστικές, σε αυθεντικό τόνο. Παρέχουμε περισσότερες οδηγίες για το πώς να προβλέψεις και πώς να προετοιμαστείς για τις προκλήσεις στο Βήμα 4.
Καθώς τα κατατοπιστικά σημειώματα είναι μικρά συνοπτικά αρχεία, 2-3 σελίδες το καθένα, οι περισσότερες συμβουλές είναι με τη μορφή σημειώσεων, μια φράση ή μικρές παράγραφοι που λειτουργούν ως υπενθύμιση για το συνολικό concept της καμπάνιας. Όπως είναι αναμενόμενο, τα αρχεία αυτά περιέχουν συνήθως πολλές λίστες. Στην υποσημείωση μπορείς να δεις δύο παραδείγματα.1
Συντόνισε την ομάδα ώστε να κατανοήσει και να ακολουθεί τα κατατοπιστικά σημειώματα.
Μιας και τα κατατοπιστικά σημειώματα είναι περιλήψεις ή σημειώσεις των αποφάσεων που πάρθηκαν κατά το στήσιμο της καμπάνιας, συνήθως δεν αρκεί να μοιράσεις τα αρχεία στην ομάδα και τις/τους εκπροσώπους και να θεωρήσεις ότι η δουλειά σου τελειώνει εδώ. Μια ολοκληρωμένη διαδικασία προετοιμασίας περιλαμβάνει και την προετοιμασία της ομάδας με βάση τα κατατοπιστικά σημειώματα, ώστε να είναι όλες και όλοι έτοιμες/οι για να τρέξουν την καμπάνια. Αυτές και αυτοί που δεν ήταν στην ομάδα προετοιμασίας θα έχουν πολλές ερωτήσεις και θα χρειαστούν πολλές διευκρινίσεις ώστε να καταλάβουν τη γενική στρατηγική που κρύβεται πίσω από τα σημειώματα αυτά. Επίσης, ίσως χρειαστεί να φτιάξεις διαφορετικά κατατοπιστικά σημειώματα για τους διάφορους ρόλους των ανθρώπων στην καμπάνια σου, π.χ. για όσες και όσους δίνουν συνεντεύξεις και για αυτές και αυτούς που συναντούν ανθρώπους από το κοινό-στόχο και συζητούν απευθείας μαζί του.
- Ποια άτομα της ομάδας χρειάζονται κατατοπιστικά σημειώματα;
- Αρκεί ένα σετ ή πρέπει να φτιάξεις στοχευμένα σετ για τις/τους διαφορετικές/ούς εκπροσώπους της καμπάνιας σου;
- Ποια είναι τα κεντρικά μηνύματα της καμπάνιας;
- Ποιες ιστορίες θέλεις να λένε οι εκπρόσωποι της καμπάνιας;
- Ποιες βασικές ερωτήσεις θα τεθούν; Ποιες πρέπει να είναι οι απαντήσεις και τι πρέπει να αποφευχθεί;
- Πώς θα προετοιμάσεις τις/τους εκπροσώπους και την ομάδα ώστε να εξοικειωθούν με τις συμβουλές και να ακολουθούν τη γραμμή;
- 1Κατατοπιστικά σημειώματα - Παράδειγμα 1, Παράδειγμα 2.